kullanım kılavuzları,Ürün kataloğu

Olympos Tasarım Firmaların vazgeçilmez tanıtım araçları olan ,ürünlerinizi müşterilerinize görsel olarak en iyi şekilde tanıtabilmenizi sağlayacak tek sayfalık tanıtım broşürlerinden, yüzlerce sayfalık tanıtım yada ürün kataloglarına kadar her türlü tanıtım materyalini ve yeni üreteceğiniz ürünlerin son kullanıcılar tarafından kolayca kullanılabilmesini amaçlayan parça listeleri, montaj ve kullanım kılavuzlarını tasarlayarak size sunar.

Kullanım Kılavuzunda Son Kullanıcı Profili Nasıl Seçilir?

Kullanıcı profilini seçmek bir kılavuza başlamadan önce yapılması gereken en önemli iştir. Kullanım kılavuzu yazarken dikkat etmeniz gereken en önemli unsur, kullanıcı gözüyle bakabilmektir.

Kullanıcı profilini belirlerken ilk yapmanız gereken kılavuzunu yazdığınız ürünün, hedef kitlesini belirlemek olacaktır. Daha sonra belirlenen bu hedef kitlenin ne gibi özelliklere sahip olduğunun belirlenmesi gerekir. Bu durumda; “Kullanıcı bu ürünü ilk defa mı kullanıyor?”, “Kullanıcı daha önce bu ürününün alt modelini / ikamesini kullandı mı?”, “Kullanılacak ürün kullanıcının iş konusu mu?”, “Kullanıcı ürün konusunda herhangi bir eğitim almış mı?” gibi soruları sormak gerekir.

Bu sorular sonrasında kullanıcı tiplerini sıralamak ve gruplandırmak gerekir. Kullanıcı tiplerini; eğitimli kullanıcı, profesyonel kullanıcı, sıradan kullanıcı vb. şeklinde gruplara ayırabilirsiniz.

Bazı ürünler için kullanıcı tipi yelpazesi geniş olabilir. Bu durumda kılavuz ya en basit kullanıcıya göre yapılır ya da herhangi bir eğitim almış ya da uzmanlaşmış kullanıcılar kılavuzun içerisinde farklı bir şekilde yönlendirilir.

Kılavuzu yazarken, ürün sahibi/üretici olarak değil her zaman kullanıcı gözüyle bakılması gerekmektedir. Aksi takdirde kılavuzda anlam bütünlüğü sağlanamaz ve anlaşılmaz olur. Bu durumda da son kullanıcıya verilmek istenen bilgi verilmez ve amacını kaybetmiş olur.

Redaksiyon nedir?

Redaksiyon sözcüğünün kelime anlamı; yazılmış bir metin üzerinde gereken düzeltmeleri yaparak yazıyı yayıma hazır duruma getirmedir.

Kullanım kılavuzu metinleri için önemli bir unsur olan redaksiyon, uzmanlık gerektiren bir iştir. Yazılan metinlerin yine son kullanıcı profilini de göz önünde bulundurularak cümlelerdeki anlam bütünlüğünün sağlanması, imlâ kurallarının doğru uygulanması, noktalama işaretlerinin kullanımı ve yazım biçimlerinin yasal düzenlemelere uygun biçimde düzenlenmesi işlemidir.

Doğru Türkçe kullanımı nasıl olmalıdır?

Kılavuzda yazılan metinler için anlaşılabilirlik ön planda olmalıdır. Kılavuzda kullanılan dil mümkün olduğu kadar sade olmalıdır. Uzun cümlelerden kaçınılmalıdır. Kılavuzdaki teknik terim kullanım seviyesi kullanıcının bilgi düzeyine göre belirlenmelidir. Son kullanıcının anlamayacağı teknik terimler kullanılmamalıdır. Kullanılan cümleler anlaşılabilir olmalıdır ve kullanıcının herhangi bir yorum yapmasına gerek vermemelidir.

Metinler nasıl yazılır?

Metin yazımı için öncelikle son kullanıcı profilinin iyi belirlenmiş olması gerekmektedir. Bütün yazım tiplerinde ilk adım hedef okuyucuyu tanımlamaktır. Metinleri yazarken, kullanıcının ürün/sistem hakkındaki bilgi ihtiyaçlarının karşılanmasına dikkat edilmelidir. Dokümanın doğru yazım tekniğini ve detay seviyesini belirlemek için, metin yazan kişinin kendini kullanıcı yerine koyup bu gözle bakması gerekir.

Bir kullanım kılavuzundaki metinlerde aranan en önemli özellik anlaşılabilirliktir. Kullanılan cümlelerin okuyucu tarafından rahatça anlaşılabilir olması, kullanılan kelimelerin sade olması esastır.

Yazdığınız metinler kullanıcıyı net bir şekilde yönlendirmelidir. Kullanım kılavuzunda, kullanıcıya seçenek bırakacak ya da düşündürecek şekilde bir cümle yapısı kurulmaz. Verilen talimatlar ve bilgiler net olmalıdır.

Metinlerde kullanılacak teknik terimlerin yoğunluğu da, okuyucunun bilgi yeterliliğine bağlı olarak değişecektir. Metin içinde mümkün olduğu kadar teknik terim kullanmamaya dikkat edilmelidir. Eğer kesinlikle teknik terim kullanılması gerekiyorsa, bu terimle ilgili dipnot olarak ne olduğu açıklanabilir.

İçindekiler nasıl oluşturulur?

İçindekiler bölümü, kullanım kılavuzunu okuyan kişinin ilgilendiği bölümü zaman kaybetmeden kolayca bulmasını sağlamalıdır. İçindekiler bölümü oluşturulurken ana amaç, kullanıcıyı doğru bir şekilde yönlendirmek ve kılavuzu zaman kaybetmeden etkin bir şekilde kullanmasını sağlamaktır. Bununla birlikte kullanım kılavuzunda anlatılan konular hakkında da kullanıcıya bir ön fikir verilmiş olur.

İçindekiler bölümü, ana bölüm başlıkları ve bunların alt başlıklarından ve sayfa numaralarından oluşur. İçindekiler bölümünde alt başlıkların verilmesi durumu içindekiler bölümünüzü kullanışsız ve anlaşılmaz bir hale getirebilir. Bu durumda kılavuzun içeriğine göre belirli bir alt başlık kademesi belirleyip, o kademenin altındaki alt başlıkları içindekiler bölümüne dahil etmeyerek bu karışıklığı giderebilirsiniz.

İçindekiler bölümü genel olarak kullanım kılavuzlarının başında kullanılır. Bazı dokümanlarda ise, şayet anlatım bölüm bölüm yapıldıysa, dokümanın başında içindekiler verildiği gibi bölüm başlarında da o bölümle ilgili içindekiler bölümü ekstradan verilebilir.

İndeks nasıl oluşturulur?

İndeks, kılavuzun spesifik konu, özel isim, parça ismi vb. bakımından içindekileri yer numarasıyla belirtilen ve dokümanın arka sayfasında yer alan alfabetik listedir. İndeks bölümü sayfa sayısı 20’den fazla olan dokümanlar için hazırlanır. İndeks bölümü kullanıcının doküman içerisinde geçen spesifik kelimeleri kolayca bulmasına yardım eder, bu yüzden bu bölümdeki kelimeler, kullanıcının arama oranının fazla olabileceği kelimelerden seçilmelidir. İndeks bölümü olmayan büyük dokümanlar kullanıcı tarafından efektif olarak kullanılamazlar.

İndekste seçtiğiniz kelimeler için sayfa sayısı birden fazla verilebilir. Ancak kelimenin her geçtiği sayfayı vermek de kalabalığa neden olacaktır. Bu durumda seçilen kelimenin fonksiyonlarının anlatıldığı bölümleri ayırmak daha uygun olacaktır.

Sık karşılaşılan hatalar

Sık karşılaşılan hatalar bölümü, yeni çıkan ve kullanıcıya ilk defa sunulan bir ürünse, üreticinin tahmini olarak düşündüğü, üreticinin sorun yaşayabileceği kısımlar anlatılmak suretiyle yapılır. Bir diğer alternatif ise mevcut ürünün kullanıcı geri bildirimlerine göre bir düzenleme yapılabilir.

Sık karşılaşılan hatalar bölümünü oluşturmak için öncelikle ürünün çalışma mekanizmasını gayet iyi bir şekilde anlamak gerekir.

Kullanıcının ürünü nasıl / hangi yönlerden yanlış kullanabileceği ile ilgili senaryolar canlandırılır.

Olası hataların çözümleri ile ilgili kullanıcıya yazılı ve görsel olarak bilgiler verilir.

Kullanıcının kesinlikle yapmaması gerekenler konusunda uyarılar eklenir.

Olası sorunlara verilecek çözümlerde, yapılacak çözüm kullanıcının teknik bilgisi üstünde bir işlem gerektiriyorsa bununla ilgili kullanıcıya nasıl yapacağı hakkında bilgi verilmemesi gerekir. Bu konuda bilgi verilmesi dahilinde, kullanıcıya kendi teknik kapasitesinden daha üst düzey bir iş yapma hakkı tanınmış olur. Bu durumda kullanıcının bilemediği bir işi yapması ve bir şekilde ürüne ya da kendine zarar vermesi mümkündür. Bu tip durumlarda kullanıcı, direk üretici ya da ilgili firmaya yönlendirmek gerekir.

İçerik nasıl oluşturulur?

Bir kullanım kılavuzunda olması gereken bölümler şu başlıklar altında incelenebilir:

Kapak Sayfası: Ön ve arka kapak olmak üzere tasarlanır. Ön kapak sayfasında ürünün ismi, geçerli olan model ismi, varsa ürün varyant isimleri, kılavuzun tipi, üretici firma logosu bulunmalıdır.

Arka kapak sayfasında ise üretici firma iletişim bilgileri, firma logosu vb. gibi bilgiler bulunmalıdır.

İçindekiler: Kullanım kılavuzunda anlatımı yapılan başlıkların ve sayfalarının verildiği, kullanıcının verimli bir şekilde kullanımını etkinleştirecek bölümdür.

Genel Bilgiler: Bu bölümde kılavuzla ilgili bir önsöze yer verilir. Önsöz kullanım kılavuzunun basımıyla ilgili yasal uyarıları ve geçerliliğini belirler.

Üretici firma ile ilgili genel bilgiler, başlıkla ilgili genel bilgiler, kullanım kılavuzunun amacı, ürünün/sistemin kullanım amacı tanımlanır. Kılavuzla, ürünle ilgili yasal uyarılarla ilgili bütün talimatlar verilir. Kılavuzun nasıl okunması gerektiği, kılavuzda geçen uyarıların/sembollerin ne anlama geldiği de yine bu bölüm de belirtilir.

Ürünün/Sistemin Kullanımı: Bu bölümde kullanıcının ürünü nasıl kullanacağı hakkında bilgiler verilir. Kullanıcının ürünü kullanması için gerekli alet edevatlar, ürünle ilgili genel bilgi, ürün teknik özellikleri ve ürünün kullanımı adım adım anlatılır.

Bakım: Kullanıcının ürünün daha uzun süreli kullanımını sağlaması için yapması gereken temizlik ya da periyodik bakım bilgileri hakkında bilgiler verir. Ürünün bakımı kullanıcı tarafından yapılmıyorsa belirli durumlarda ilgili birimleri araması için uyarılar verilir.

Sık Sorulan Sorular/Sorun Giderme: Bu bölümde kullanıcının karşılaşabileceği olası sorunlarla ilgili bilgi verilir. Olası sorunlar tanımlanır ve kullanıcıya bu sorunlar oluştuğunda kullanıcının yapması gerekenler hakkında bilgi verilir.

İndeks: Kılavuzda geçen spesifik konu, özel isim, parça ismi vb. bakımından içindekileri yer numarasıyla belirtilen alfabetik listedir.